Etapy formowania się zespołu

Przed rozpoczęciem rozważań odnośnie formowania się zespołu przywołam definicję oraz cechy zespołu. Zespół wg definicji K. Kmiotek jest to zbiór osób, które posiadają wspólny, konkretny cel działania i wzajemnie uzupełniające się umiejętności. R. Rutka natomiast zespół określa jako specyficzna, spójna grupa osób, mająca jasno sprecyzowane role, normy i obowiązki grupowe.

Zespół jako specyficzna grupa społeczna, posiada następujące, typowe cechy dla zespołu:

  • Normy grupowe, standardy zachowań,
  • Spójność grupy, lojalność, poszanowanie wobec siebie,
  • Zróżnicowany skład grupy ze względu na posiadaną wiedzę, umiejętności, cechy osobowości, talenty, płeć, normy kulturowe i poglądy (różnorodność może prowadzić do konfliktów, ale i również do twórczego myślenia i rozwoju grupy),
  • niewielki rozmiar grupy przyczyniający się do szybszego wykonania zadań[1]

Rutka opisuje również znaczenie zespołów w organizacjach. Zespołowe formy pracy są wykorzystywane we współczesnych organizacjach, które podkreślają ogromne znaczenie współpracy i kooperacji. Zespoły w organizacjach są potrzebne ze względu na:

  • Zwiększają elastyczność funkcjonowania organizacji. Skuteczne konkurowanie na rynku jest zależne od tego jak szybko organizacja potrafi się zmieniać.
  • Zwiększają motywację. Upełnomocnienie zespołów do rozwiązywania problemów, poprzez innowacyjne rozwiązania powoduje aktywne partycypowanie członków w pracy zespołowej i wykazywanie większego zaangażowania. Praca w zespole z powodzeniem generuje i reguluje motywację oraz zadowolenie pracowników.
  • Sprzyjają uczeniu się. Wiedza jest znaczącym źródłem przewagi konkurencyjnej. Zespoły stają się źródłem transferu oraz tworzenia niezbędnej wiedzy

Każda grupa, która ma tworzyć zespół skupiony na własnym celu przechodzi przez cztery etapy. Etapy zostały opisane przez Bruce W. Tuckmana i Kena Blancharda:

  1. Formowanie (rozpoznanie)
  2. Docieranie się (konflikt, niezadowolenie)
  3. Normowanie (integracja)
  4. Współpraca (wykonanie, dojrzałość)

Faza pierwsza - formownie

Faza pierwsza rozpoczyna się, gdy grupa ludzi mająca ze sobą współpracować spotyka się po raz pierwszy. Każdy z członków grupy różni się od siebie oczekiwaniami i doświadczeniami. Osoby w tej fazie są ostrożne, czują się  niepewnie, nie znają się i tym samym nie wiedzą, czego mogą się spodziewać. Musi pojawić się osoba, która ustali zasady i wyznaczy strukturę, w której będą się poruszać. Uczestnicy oczekują jasnych zasad, instrukcji, a także informacji zwrotnych. Pracownicy nie posiadają jeszcze wystarczających kompetencji, aby w pełni realizować zadania na najwyższym poziomie. Nie wszyscy pracownicy czują się członkami zespołu dlatego ważna jest rola lidera, którego zadaniem jest spajać grupę.

Charakterystyka pracowników w fazie pierwszej:

  • Ostrożny zapał, ponieważ nie wszyscy w pełni angażują się w pracę
  • Nierealistyczne oczekiwania pracowników
  • Pracownicy nie znają się, tym samym nie wiedzą na co mogą sobie pozwolić i jak się mają zachowywać w stosunku do siebie
  • Niepewne, spolegliwe zachowanie wobec siebie, wszyscy unikają konflikty
  • Pracownicy nie znają celu nadrzędnego firmy, misji, norm, struktury, nie wiedzą dlaczego praca w firmie jest ważna
  • Pracownicy oczekują wielu instrukcji i wsparcia ze strony przełożonych

Rola przełożonego:

  • Przedstawienie celu nadrzędnego firmy
  • Ustalenie norm i wartości oczekiwanych w zespole
  • Ustalenie hierarchii i rozdzielnie zadań
  • Zapoznanie zespołu

Faza druga – docieranie

Na tym poziomie świadomość pracowników jest większa niż w pierwszej fazie. Pojawia się frustracja i walka o władzę w zespole, pojawiają się konflikty, każdy z pracowników chce ugrać jak najwięcej dla siebie. Lider natomiast łagodzi sprzeczne interesy i utrzymuje grupy w ryzach, aby konflikt nie zakończył się rozpadem zespołu.

Charakterystyka pracowników w fazie drugiej:

  • Nie ma jasno ustalonych ról
  • Rozżalenie pracowników na pracę i na klientów
  • Tworzenie się kilkuosobowych grupek, które mogą być wspierające lub demotywujące
  • Spadek pewności siebie u pracowników
  • Silna rywalizacja o władzę i autorytet
  • W grupie panuje niski poziom zaufania

Rola przełożonego:

  • Nadawanie uprawnień i odpowiedzialności
  • Wyznaczanie ról
  • Przekazywanie zespołowi wizji firmy
  • Stoi na straży zasad, norm i oczekiwań
  • Rozwiązywanie problemów i radzenie sobie z konfliktami

Faza trzecia – normowanie

Zasady i normy zostały zaakceptowane, członkowie grupy rozmawiają ze sobą bez emocji, a liczba konfliktów spadła do minimum. Tworzy się zespół, który działa ku wspólnemu celowi, pracownicy mają już odpowiedni poziom wiedzy, kompetencji i umiejętności. Zespół jest bardzo zaangażowany w wyznaczone zadania. Lider zespołu jest szanowany i nikt nie podważa jego kompetencji, jego zadaniem jest motywować zespół do pracy. Lider deleguje zadania konkretnym pracownikom, tym samym okazuje im zaufanie. Faza trzecia zakończy się, gdy pracownicy będą mieli wspólne oczekiwania co do końcowego celu, który przed nimi stoi.

Charakterystyka pracownika w fazie trzeciej:

  • Zwiększa się wydajność pracy
  • Pracownicy przestrzegają ustalone normy i wartości
  • Jednostki zaangażowane są w osiągnięcie wspólnego celu
  • Wzrasta zaufanie w zespole i panuje harmonia
  • Zaczyna się komunikacja „my”, a odchodzi komunikacja „ja”

 

Rola przełożonego:

  • Rozwijanie umiejętności pracowników
  • Budowanie zaufania
  • Delegowanie na wszystkich członków grupy odpowiedzialności za stan zespołu
  • Celem nadrzędnym stał się wzrost efektywności
  • Współpraca w zakresie zadań i ról
  • Analiza popełnionych błędów
  • Wyciąganie wniosków i przedstawianie ich na forum
  • Zauważanie sukcesów i chwalenie

Faza czwarta – dojrzałość

Zespół w czwartym etapie jest dojrzały, każdy ma jasno określone zadania i wie co ma robić. Normy, cele i wizja firmy są akceptowane przez wszystkich członków grupy. Komunikacja w zespole jest na wysokim poziomie, uczestnicy mają przestrzeń do analiz, sugestii, pytań i słuchania, tym samym dobre relacje pomagają realizować zadania. Lider zna członków grupy i potrafi delegować zadania zgodnie z indywidualnymi predyspozycjami i cechami charakteru. Zespół zna balans między relacjami towarzyskimi, a dyscypliną w pracy.

Charakterystyka pracowników w fazie czwartej:

  • Członkowie rozumieją nadrzędny cel, normy i strukturę zespołu
  • Zespół stał się produktywny w 100% i osiąga najwyższe wyniki
  • Wysokie morale członków grupy, panuje szacunek i otwartość na odmienność
  • Docenia się i celebruje indywidualny sukces

Rola przełożonego:

  • Wyznacza cele członkom zespołu
  • Monitoruje realizację wskaźników ważnych dla firmy, aby osiągnąć jak największą wydajność i efektywność
  • Awansuje i nagradza najlepszych pracowników

Każdy zespół by osiągnąć fazę dojrzałości musi przejść przez te cztery etapy formowanie się zespołu. Ważne jest wyznaczanie celów z godnie z regułą SMART, aby były one realne dla zespołu. Lider zespołu musi dbać by pracownicy przestrzegali normy i reguły pracy oraz nie podważali celowości i zasadności zadań oraz przywództwa. Ważna jest również dobra atmosfera w pracy i eliminacja „nygusów, stękaczy i niedowiarków”. Należy wprowadzić zasadę zbiorowej odpowiedzialności za wykonanie zadania: „jeden za wszystkich, wszyscy za jednego”. Życzę każdemu nowemu, tworzącemu się zespołowi dotarcia do czwartej fazy – dojrzałości.

[1] Rutka R., Wróbel P. (2012). Organizacja zachowań zespołowych, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa s. 75.

Podziel się

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on email
Email
Share on print
Drukuj

Zostaw komentarz

DOŁĄCZ DO NEWSLETTERA!