Czym jest metoda 5S?

5S z najprostszej definicji to sposób na stworzenie czystego i poukładanego miejsca pracy, w którym łatwo można dostrzec marnotrawstwo, a anomalie są bardzo klarownie widoczne.

Z reguły metodę 5S stosuje się w firmach produkcyjnych, gdzie są wyraźne stanowiska pracy pełne różnych narzędzi. Nie zmienia to faktu, że całą filozofię można stosować również w pracy biurowej ponieważ założenia psychologiczne, to wspólny mianownik, który można zawrzeć w zdaniu “Nieporządek rodzi chaos, a chaos to marnotrawstwo”. W przypadku firm produkcyjnych będzie on przeliczalny na czas, materiały i zmęczenie pracownika, w przypadku pracy biurowej będzie to cenny czas i kreatywność. Można bardzo łatwo odnieść wrażenie, że metody 5S wdrożone w Twojej działalności nie będą różniły się niczym od standardowego utrzymania czystości w domu. Tak będzie dopóki nie wczytamy się co każde S z techniki 5S oznacza.

5s-diagram
Oto diagram przepływu filozofii 5S, czyli pięciu kroków

5S to 5 japońskich słów zaczynających się na literę S i symbolizuje 5 stopniowy styl działania. Omówimy je krok po kroku:

1. Seiri – czyli Sortowanie lub segregacja

Rozróżniamy przedmioty na te potrzebne i niepotrzebne. Tych drugich się pozbywamy lub przechowujemy w wydzielonym miejscu przez pewien czas. Elementem decydującym jest ich użyteczność na danym stanowisku – jeśli nie jesteśmy pewni czy coś wykorzystamy – musimy daną rzecz etykietować i dać przedmiotom określony termin po którym jeśli dalej nie będą potrzebne – należy się ich pozbyć. Rzeczami, które z reguły powinny zniknąć z miejsca pracy to stare rozpiski godzinowe, stare instrukcje, narzędzia z innego działu, zbędne przedmioty nie przydatne w bieżącej pracy. Rzeczy zbędne oznaczamy czerwonymi etykietami, na których notujemy w jaki sposób firma powinna pozbyć się danego produktu, datę wypełnienia i usunięcia, charakterystykę wyrzucanej rzeczy. Z reguły decyzję zasugerowaną na czerwonej kartce należy podjąć do dwóch tygodni.
Gdy pozostaną nam na miejscu pracy rzeczy tylko przydatne wówczas przechodzimy do kolejnego stopnia systemu 5S

2. Seiton – czyli Systematyka

To sposób i miejsce składowania tego co potrzebne w taki sposób, by dana rzecz była dostępna łatwo i w odpowiednich ilościach. To bardzo wyraźne oznaczanie miejsc konkretnych narzędzi pracy, w taki sposób, by sprzątać mogła również osoba, która nigdy nie pracowała na tym stanowisku. Istotna jest w szczególności wzrokowa przejrzystość. Dzięki systematyce uzyskujemy potencjał do analizy marnotrawstwa. Możemy wyeliminować:

  • zbędny ruch przy szukaniu narzędzi
  • zbędne przekładanie rzeczy niepotrzebnych
  • pomyłki, które wpływają na jakość
  • niebezpieczeństwa i zagrożenia pracy w bałaganie
  • spadek kreatywności spowodowany przez niską kulturę pracy

Należy do tego stopnia usprawnić Systematykę, by można było wzrokowo, bez zadawania pytań stwierdzić czy stanowisko jest kompletne.

Gdy mamy stanowisko przesortowane i systematycznie poukładane pora na trzecie S

3. Seiso – czyli Sprzątanie

Z jednej strony brzmi to może trywialnie, bo zawiera się w tym wycieranie kurzy, przecieranie blatów i narzędzi. Z drugiej strony sprzątanie pełni bardzo ważne funkcje
jedną z nich jest funkcja diagnostyczna, kiedy np. pracujemy z maszynami – wyciek z określonego miejsca może sygnalizować nadchodzącą większą awarię, której możemy zapobiec. Również pozbędziemy się elementów, które przypadkiem upadły i mogą przyczynić się do marnotrawstwa i potencjalnego wypadku.
funkcja psychologiczna – o “nowe” miejsce pracy po prostu dba się dużo chętniej
funkcja estetyczna – przy czystym stanowisku pracuje się dużo przyjemniej i wzmaga się zadowolenie.
Sprzątanie powinno być procesem ciągłym tj. powinniśmy każdorazowo tylko utrzymywać czystość, a nie sprzątać od zera. Jeśli masz problem z uporządkowaniem stanowiska pracy najpewniej popełniony został błąd w systematyczności lub innym aspekcie ułożenia stanowiska pracy. Sprzątanie to także kontrola czy selekcja i systematyka zostały wykonane poprawnie, jest to okazja aby sprawdzić i udoskonalić to co do tej pory wprowadziliśmy.

Gdy mamy już nawyk sprzątania, należy opracować następny krok.

4. Seiketsu – czyli Standaryzację

To oznacza, że gdy już usunęliśmy zbędne rzeczy, opracowaliśmy ich optymalne i bezstratne ułożenie i opisaliśmy wszystkie miejsca na narzędzia pracy. Do tego wszystko posprzątaliśmy na błysk całe stanowisko należy cały proces postępowania przy stanowisku właściwie opisać i ustandaryzować. W tym kroku także mamy szansę na drobne korekty i modyfikację zwiększające efektywność. Dzięki sporządzeniu wizualnej prostej instrukcji postępowania lub checklisty łatwo skontrolować cały proces postępowania. Rozpisujemy również sposób w jaki pracujemy. Najlepiej ten proces dokumentujemy zdjęciami

Gdy już mamy tak przygotowane stanowisko pracy należy wszystko zacementować piątym S.

5. Shitsuke – Samodyscyplina

Pierwsze cztery kroki mogą przynieść dużo satysfakcji, to fakt, ona bywa jednak złudną pułapką. Każdy dobry nawyk trzeba ćwiczyć i pielęgnować by osiągnąć rezultaty. Tym bardziej nasze stare nawyki mogą na początku przeszkadzać – należy mieć szczególną uwagę na swoje przyzwyczajenia. Pamiętaj również w jakim celu zrobiliśmy pierwsze 4S – to usprawnienie pracy, które sprawia sporo przyjemności. Warto w tym etapie pracować zespołowo – tak, by w razie powrotu naszych niewłaściwych nawyków łatwo zostały one wyłapane przez naszych współpracowników i dzięki temu będziemy się lepiej pilnować.
Samodyscypliny jednak nie można pozostawić tylko na poziomie osobistym, dbamy także o utrzymanie wysokiego poziomu zaangażowania całej grupy.
W tym kroku mamy do dyspozycji sporo narzędzi zapewniający nam utrzymanie i poprawę wypracowanego środowiska pracy. Do najbardziej popularnych należą audyty czy tablica Kamishibai.
Samodyscyplina musi również towarzyszyć ciągłemu usprawnianiu. Może się okazać, że zmianę, którą wykonaliśmy dzisiaj, za miesiąc będziemy potrafili jeszcze pogłębić i usprawnić dzięki nowym spostrzeżeniom.

5S to ciągły proces, który dzięki zwolnieniu głowy pracownika, z martwienia się o drobiazgi – pozwoli się mu skupić na rozwoju i lepszej pracy. Aby ułatwić przyswojenie informacji na temat 5S przygotowaliśmy film podsumowujący najważniejsze informacje z artykułu.

Share on facebook
Share on linkedin

Zostaw komentarz

Andrzej Białek

Andrzej Białek

Najnowsze wpisy

Nie przegap nic ważnego!
zapisz się do newslettera

Przewiń do góry