10 zasad GEMBA KAIZEN

Czy słyszałeś kiedyś, że w każdym momencie swojego życia jesteś w stanie zrobić coś istotnego?

„Nie oczekuj perfekcji — mówią propagatorzy kaizen — bo nigdy jej nie osiągniesz, a świadomość porażki będzie wywoływała u ciebie brak akceptacji dla siebie i innych. Nie oczekuj perfekcji, bo gdybyś kiedykolwiek uznał, że ją osiągnąłeś, byłby to koniec twojego rozwoju. Ale oczekuj postępu! Na postęp zawsze jest miejsce i czas. Postęp jest zawsze możliwy. Jest równie możliwy, jak perfekcja możliwa nie jest. Zamiast więc budzić się co rano przygnębiony, że nie jesteś doskonały, pokłoń się wschodzącemu słońcu w podzięce za to, że co dzień możesz być lepszy”

Filozofia Kaizen, inaczej filozofia rozwoju małymi krokami wynika z japońskiej kultury życia i pracy. Swój Renesans przeżyła w spotkaniu z ideą zarządzania przez jakość, czyli TQM, z angielskiego Total Quality Management. Dekalog zasad Kaizen pozwala wdrożyć te filozofię nie tylko w organizacji, lecz także w osobistym życiu, przy wyrabianiu nawyków, pracy nad sobą, czy w rodzinie.

10 zasad Kaizen

Zasada 1. Problemy stwarzają nowe możliwości.

Problem jest jak informacja. Z każdej informacji można wyciągnąć wiele wniosków. To, że czegoś nie da się zrobić w jakiś sposób, oznacza że być może są lepsze sposoby rozwiązania konkretnego problemu, a na pewno są inne sposobu realizacji szerszego celu.
Na przykład niedawno zauważyłem, że źle mi się pracuje przy biurku przez dłuższy czas. Dlatego postawiłem sobie na biurku dość sporej wielkości pudło, i dopiero na nim laptop, dzięki czemu mogę pracować na stojąco. Jeśli mam ochotę usiąść, to na fotelu mogę pracować przy pomocy tabletu. Znacznie zwiększyło to moja odporność na zmęczenie.
Zastanów się więc jakich informacji dany problem dostarcza i czy można szybko te informacje użyć?

Zasada 2.Pytaj 5 razy „Dlaczego?”

Metoda 5w, czyli pięciu poziomów “dlaczego” sygnalizuje konieczność dążenia do sedna, bo jedynie w ten sposób można realnie rozwiązać problem, nie maskując go pozornym działaniem. Jeśli pracownik popełnił błąd, to według badań przeprowadzonych jeszcze w latach 60 ubiegłego wieku przez Deminga, jednego z prekursorów TQM jedynie 15% błędów w procesie popełnia jego bezpośredni wykonawca. Tak więc 85% przyczyn leży po stronie organizacji procesu, przełożonych lub błędów popełnionych w innych działach. Jak w tej historii o gwoździu, który doprowadził do klęski:
Z braku gwoździa odpadła od kopyta podkowa, z braku podkowy okulał koń, przez kulawego konia zginął jeździec; przez brak jeźdźca załamało się natarcie, przez to bitwa skończyła się klęską, a przez przegrana bitwę stracono królestwo. To wszystko za sprawą braku gwoździa. Niedługo znajdziesz u mnie na kanale filmy wyjaśniające metodę 5W
Szukaj więc swojego gwoździa, a nie skupiaj się na jeźdźcu. Zadawaj pytanie do momentu gdy kiedy dochodzisz do bardzo wąskiego technicznego rozwiązania każdej małej praprzyczyny zastanego problemu. Wszystkie odpowiedzi, które nie dają się technicznie rozwiązać nie są ostateczne. Np. Praca jest nie wykonana, bo pracownik zapomniał. – to nie niesie technicznego rozwiązania, bo co mu powiesz? Przestań zapominać? Więc musisz dalej pytać „Dlaczego?”.

Zasada 3. Bierz pomysły od wszystkich.

Każda osoba, która jest zainteresowana procesem, albo w nim uczestniczy, albo obserwuje go, może wnieść pomysły, które go rozwiną. Analizuj i zbieraj te drobne uwagi.
Kwiaty w hali produkcyjnej mogą zwiększyć produktywność. Jak? Obniżają zmęczenie, zwiększając dokładność, poprawiając atmosferę i tłumiąc hałas. Mogą nawet zmniejszyć zużycie energii przez budynek poprzez wyrównywanie temperatury.
Jak widać na tym przykładzie nie ma zbyt małej kwestii, takiej którą można zaniedbać, bo może okazać się, że to ona wywiera istotny skutek na proces.
Szanuj więc każdego rozmówcę, z uwagą wsłuchaj się w sugestie wychodzące od innego rozumienia problemu. Pamiętaj, że marudzenie i malkontenctwo Twoich kolegów z pracy niekoniecznie musi być pomocne w tym przykładzie, stąd warto skorzystać z rady z punktu 2 i dopytać Dlaczego Twoi marudni współpracownicy mają takie opinie. To może być wartościowa informacja.

Zasada 4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia.

Czyli jak najbliżej, jak najmniejszy krok, jak najmniejsza inwestycja. Przyjmij dwa punkty widzenia do rozwiązania – praktyczny – czy wdrożenie poprawi jakość pracy? oraz Pragmatyczny – czy da się to szybko wdrożyć i jak to zrobić najmniejszym kosztem?

Czyli na przykład najszybszym sposobem na poprawienie jakości palenia w piecu będzie zmiana sposobu rozpalania ognia z “od dołu” na “od góry” . A pragmatyzm w tym przykładzie to przekonanie osoby, która tak pali, że poniesie oszczędności i zadba o środowisko.
Dlatego staraj się sprowadzać pomysły do przyziemnych, prostych rozwiązań o jak najniższej inwestycji czasu, wysiłku i pieniędzy.

Zasada 5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy.

Nie obawiaj się podważyć status quo, czyli zastanej sytuacji. Możliwe, ze procedura, która sprawdzała się jeszcze miesiąc temu jest już nieaktualna. Zasada ta idzie dalej. Jeśli bowiem reguła stała się zwyczajem, to może stanowić zagrożenie i nie będzie łatwa do zmiany. Jeśli wszystko inne będzie się zmieniać, a jeden element będzie stały, to może okazać się, że to właśnie on jest najbardziej do tej zmiany gotowy, a jedynie nasze przyzwyczajenie go osłania, przez co organizacja w całości nie jest tak efektywna, jak mogłaby być.
Bądź więc gotów na porzucenie starego sposobu, jeśli nowy daje więcej możliwości.

Zasada 6. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne.

Istotnym jest jak coś osiągnąć, a nie zastanawianie się, jak tego nie osiągać. Zawsze istnieje wiele sposobów, które wiodą do określonego celu. Gdy handlowiec mówi, że nie da się osiągnąć zakładanego obrotu, to nie jest to dla nas użyteczna informacja. Natomiast plan pracy, oparty o dogłębną analizę wyzwań (choćby 5W, czyli ciągłego pytania Dlaczego?) może w perspektywie dłuższego czasu naszego handlowca doprowadzić do spodziewanego celu, a nawet go przekroczyć jeśli w dobry sposób usprawnimy jego pracę. Zmiana może polegać na zmianie nastawiania zespołu, kultury organizacji, przebiegu procesu, czy zmianie infrastruktury, na przykład informatycznej. Ponadto to, że nie znamy sposobu, zmiany pewnej rzeczy od razu nie znaczy, że nie możemy zaprojektować jej ewolucyjnego przekształcenia. Nawet, jeśli brakuje technologii, to jesteśmy w stanie zaprojektować ścieżkę, która wzmocni szanse jej odkrycia i wdrożenia.
Czasami zaś osobiste zdolności potrafią nadrobić braki organizacji w innych dziedzinach. Na przykład na bocianie gniazdo wysyła się marynarza o najlepszym wzroku, bo niezależnie, czy jest luneta, czy jej nie ma, to statek jest w najlepszej możliwej sytuacji wysyłając bystrookiego marynarza.
Dlatego bądź pozytywny i otwarty. To da Ci zdolność tworzenia rzeczy wielkich.

Zasada 7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne.

Inaczej mówiąc lepsze jest wrogiem dobrego. Komplikowanie spraw może zaszkodzić. Nie czekaj na idealne, wszystko rozwiązujące pomysły. Ciesz się z małych sukcesów, które konsekwentnie rozwijane dadzą Ci znaczący progres. Nie chcesz przecież podczas pierwszej wizyty na siłowni od razu podnieść 100 razy 30 kilogramów na biceps. Zaczniesz od pięciu kilogramów podnoszonych dziesięć razy. Podobnie wygląda większość procesów zmiany np. odchudzania czy oszczędzania. Po kawałeczku, nie zawsze idealnym, ale konsekwentnie do przodu.
Proste rozwiązanie jest łatwiejsze do wprowadzenia, wymaga mniej przygotowań. ponadto mały krok w dobrym kierunku jest lepszy niż wielki w złym.
Zacznij od szybkiego wdrożenia prostej rzeczy.

Zasada 8. Użyj sprytu, zamiast pieniędzy.

Nie każde dobre rozwiązanie musi drogo kosztować, wykorzystuj posiadane już zasoby i potencjał, o którym możesz jeszcze nie wiedzieć. Może odmienne doświadczenie, skonsultowanie się z kimś kto popatrzy na problem z innej strony da Ci proste i łatwe we wdrożeniu, a ponadto ekonomiczne rozwiązanie.
Pewien mój znajomy konsultant Lean, czyli szczupłego zarządzania znalazł węzeł w procesie, który był mało efektywny. Należało opróżnić beczkę, zawierającą płynne chemikalia. Beczka ciężka, metalowa, trudna do ruszenia. Robiono to do tej pory tak, ze wykręcono szpunt i obracano beczkę. Jednak po pierwsze długo to trwało, bo trudno było wykręcić szpunt, a chemikalia były gęste i sączyły się przez niewielki otwór. Jeden z pracowników zaproponował, żeby zrobić dziurę w dnie i w wieczku nie ruszając szpuntu. Wówczas jak w jajku wydmuszce – przez górny otwór wpadało powietrze, a dołem, grawitacyjnie wylewały się chemikalia. To po pierwsze prawie dwudziestokrotnie przyspieszyło proces, a po drugie równomierny spływ zmniejszył pozostałości, które osadzały się w beczce. Tanio i prosto, a beczka niezależnie od jej stanu technicznego szła w tej firmie na złom, więc dodatkowe dziury nie podnosiły kosztów operacji.
Dlatego skup się na efekcie, a nie na kupieniu rozwiązania, czy w tym wypadku – szukaniu pozornych oszczędności.

Zasada 9. Pomyłki koryguj na bieżąco.

Nie czekaj, aż sprawy wymknął się spod kontroli: im szybciej zadziałasz, tym szybciej dostrzeżesz efekty swoich decyzji. Pamiętaj, że czasami działa efekt śnieżnej kuli, błąd wywołuje kaskadowo więcej błędów. Może to spowodować, że nie da się w prosty sposób naprawić ich później. Dlatego w Japonii przy każdym stanowisku pracy przy taśmie produkcyjnej jest przycisk, który zatrzymuje całą produkcję. To powoduje, że każdy pracownik może zatrzymać taśmę, gdy dostrzeże brak. Takie podejście skutkuje możliwością szybkiego usuwania błędów i korygowania procedur, które do nich doprowadziły. Jest to w efekcie dużo skuteczniejsze ekonomicznie, niż produkowanie wadliwych wyrobów, które później należałoby sprzedać po obniżonej cenie, oddzielić od dobrych, czy wycofać z rynku.
Taka przygodę przeżył w latach 80 Intel, gdy jeden z użytkowników znalazł dwie liczby, które procesor tego producenta mnożył błędnie. Korekta wadliwej procedury, której skutkiem był błąd kosztowałaby kilkaset tysięcy dolarów, co przy wielomilionowych kosztach wymiany procesorów i utraty zaufania klientów było drobnymi groszami…
Błędy są jak wirusy, więc walcz z nimi, nim się namnożą.

Zasada 10. Pamiętaj - ulepszenie nie ma końca.

Nie ma końca, bo zawsze jest coś, co można poprawić. Jakość jest dwuskładnikowa. Pozytywna i negatywna. Pozytywna odnosi się do cech, których klient oczekuje i uznaje je za zwiększenie wartości produktu. Negatywna odnosi się do cech, których wystąpienie obniżyłoby wartość produktu czy usługi. Na przykład oddając samochód do naprawy oczekujemy z jednej strony, że będzie dobrze jeździł, a z drugiej, ze siedzenia nie będą upaprane smarem. Jednak wraz z mijającym czasem oczekiwania rosną. Jednym słowem oczekujemy więcej najlepiej za te same bądź niższe pieniądze. Jest to spowodowane rozwojem technologii i konkurencji.
Ucz się i rozwijaj, poprawiaj jakość we wszystkich jej przejawach nieustannie i całościowo. Zwycięstwo w bitwie o jakość to proces, a nie stan.

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Przewiń do góry